Du ngoạn vào nghề: quản lý sự kiện

2024 Tác giả: James Gerald | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 14:19

Có rất nhiều ngành nghề trên thế giới. Về một số chúng ta biết tất cả mọi thứ, về những người khác - ít hơn một chút, về thứ ba - không có gì cả. Điều sau đặc biệt thường áp dụng cho những vị trí tuyển dụng có liên quan và, giả sử, thời trang ngay bây giờ. Chúng tôi quyết định cho bạn biết về những nghề như vậy và về những gì các chuyên gia làm ở những vị trí như vậy. Câu chuyện đầu tiên của chúng tôi là về những người quản lý sự kiện.

Khi chúng tôi tham gia bất kỳ sự kiện nào, chẳng hạn như khán giả, chúng tôi thực tế không nghĩ đến việc đã đầu tư bao nhiêu công sức vào việc chuẩn bị và tổ chức hội nghị, buổi hòa nhạc, triển lãm này, v.v. Chúng tôi chỉ thấy một lớp vỏ đẹp đẽ mà chúng tôi thích, nhưng chúng tôi không biết có bao nhiêu người đã không ngủ vào ban đêm, lên ý tưởng, thương lượng với khách hàng và nhà thầu, viết kịch bản, được gọi là nhạc sĩ, diễn viên, người tham gia (tùy thuộc vào loại sự kiện) và bao nhiêu người trong số họ hiện đang chạy ở hậu trường hoặc dọc theo hành lang, giữ điện thoại sẵn sàng, lo lắng và làm mọi thứ có thể để chúng tôi, những người xem, vẫn tận hưởng mọi thứ.

Những người đại diện cho nghề khó, đòi hỏi sự cống hiến hết mình và khả năng kiểm soát bản thân trong mọi tình huống khủng hoảng, được gọi là người quản lý sự kiện.

Từ "event" được dịch từ tiếng Anh là "sự kiện", và người quản lý sự kiện là người tổ chức nhiều loại sự kiện khác nhau.

Không thể đánh giá thấp vai trò của một chuyên gia như vậy, bởi vì ngoài việc anh ta chịu trách nhiệm tiến hành thành công các sự kiện đã quá quen thuộc với chúng ta, nhưng khá phức tạp về mặt chuẩn bị sự kiện, anh ta còn giúp hình thành một hình ảnh tích cực về khách hàng, cụ thể là công ty, các nhóm người hoặc một cá nhân là người khởi xướng sự kiện. … Trong lịch sử quản lý sự kiện, có rất nhiều ví dụ về việc sử dụng thành công các sự kiện đặc biệt để tạo và duy trì hình ảnh khách hàng tích cực. Vì vậy, vào năm 2001, một cuộc thi trượt ván trên tuyết đã được tổ chức trên Vorobyovy Gory, do cơ quan BrandNew-Momentum tổ chức theo đơn đặt hàng của công ty Nokia. Triển lãm có hơn 30 nghìn người tham dự, và nơi phổ biến nhất hóa ra là “lãnh thổ của Nokia”, nơi những người muốn có thể tự làm quen với các mẫu điện thoại của công ty và tham khảo ý kiến của các chuyên gia.

Người quản lý sự kiện làm việc cả trong các cơ quan đặc biệt và trong đội ngũ nhân viên của các tổ chức lớn. Điều thú vị là theo thống kê, phụ nữ chọn nghề này thường xuyên hơn nam giới rất nhiều. Nếu bạn đang suy nghĩ về việc thay đổi nghề nghiệp của mình, hoặc chỉ muốn tìm hiểu thêm về những người tổ chức các sự kiện đặc biệt, thì thông tin trình bày dưới đây là dành cho bạn.

Người quản lý sự kiện có trách nhiệm gì

Chuyên gia chịu trách nhiệm chuẩn bị, điều phối và thực hiện các sự kiện phải được chuẩn bị cho thực tế là phạm vi trách nhiệm của anh ta sẽ khá rộng. Tất cả chúng đều khả thi, mặc dù chúng đòi hỏi sự tập trung và khả năng làm mọi thứ đúng hạn.

1. Người quản lý sự kiện phải có khả năng tìm thấy ngôn ngữ chung với bất kỳ khách hàng nào, ngay cả khi có vẻ như anh ta “đến từ hành tinh khác”. Kỹ năng này là cần thiết để cùng phát triển một kế hoạch sự kiện.

2. Chuyên gia đang tìm kiếm địa điểm cho các sự kiện, duy trì liên lạc với những người tham gia và cũng đang tìm kiếm các thiết bị cần thiết.

3. Chuyên gia phải có trong kho các chương trình làm sẵn cho các sự kiện khác nhau của công ty để cung cấp chúng trong trường hợp cần chuẩn bị một sự kiện ngoài kế hoạch càng sớm càng tốt. Theo quy định, các chương trình như vậy xuất hiện trong quá trình làm việc của mỗi người quản lý sự kiện.

Lập ngân sách và sau đó kiểm soát tất cả các khoản chi là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người quản lý sự kiện.

4. Khả năng tính toán ngân sách của sự kiện cũng là trách nhiệm của nhà tổ chức sự kiện. Lập ngân sách và sau đó kiểm soát tất cả các khoản chi là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người quản lý sự kiện.

5. Giám sát việc thực hiện các điều khoản của hợp đồng với các nhà thầu liên quan đến việc chuẩn bị sự kiện là trách nhiệm quan trọng của chuyên gia.

6. Người quản lý sự kiện phải có khả năng đánh giá hiệu quả của các sự kiện được tổ chức. Điều này là cần thiết để hiểu được liệu mục tiêu đặt ra của khách hàng có đạt được hay không, chẳng hạn như để tăng mức doanh số bán hàng.

Người quản lý sự kiện cần có những phẩm chất gì?

Một số yêu cầu được đặt ra đối với các chuyên gia, nhưng tất cả đều hợp lý, bởi vì hiệu quả công việc của người quản lý sự kiện phụ thuộc trực tiếp vào phẩm chất cá nhân của anh ta.

1. Một nhà tổ chức sự kiện nên hòa đồng và thân thiện. Đó là từ kỹ năng này mà một nghĩa vụ phát sinh như cần phải thương lượng tuyệt đối với bất kỳ khách hàng nào.

Người quản lý sự kiện phải "đa nhiệm", tức là có thể làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.

2. Khả năng chống chọi với căng thẳng và khả năng phản ứng nhanh với những hoàn cảnh thay đổi gần như là yêu cầu quan trọng nhất đối với các nhà quản lý sự kiện. Đại diện của nghề này thường làm việc trong chế độ khẩn cấp, thức khuya, họ phải giải quyết nhiều vấn đề ở đây và bây giờ.

3. Sự hiện diện của một chuỗi sáng tạo cũng sẽ không gây hại cho người quản lý sự kiện: thường các chuyên gia phải tự viết kịch bản và nghĩ ra khái niệm về các sự kiện giải trí.

4. Người quản lý sự kiện phải “đa nhiệm”, tức là có thể làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.

5. Đối với một chuyên gia, "tình bạn với toán học" sẽ không phải là thừa, điều này sẽ giúp ích cho việc đưa ra các ước tính cho một số sự kiện nhất định.

Bạn muốn biết thêm về nghề nào khác?