Sổ làm việc điện tử mới từ năm 2020

2024 Tác giả: James Gerald | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-12 17:51

Chúng tôi sẽ cho bạn biết phải làm gì khi thay đổi phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự. Cần những giấy tờ gì để người sử dụng lao động nhận được sổ làm việc điện tử từ năm 2020.

Nộp tài liệu

Được biết, từ năm 2020 sổ công việc điện tử sẽ có hiệu lực. Đây là một tài liệu tương tự như một tài liệu giấy truyền thống. Hiện vẫn chưa rõ các nhà tuyển dụng Nga cần phải làm gì, cũng như bắt đầu thủ tục đăng ký từ đâu.

Việc chuyển đổi sang một phương pháp lưu trữ hồ sơ mới có thể được thực hiện bởi tất cả mọi người trên cơ sở tự nguyện. Bạn cũng có thể lưu tài liệu giấy. Từ năm 2020, tất cả người sử dụng lao động cần cung cấp thông tin cho FIU hàng tháng về những thay đổi nhân sự đã xảy ra và về việc người lao động lựa chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ, đặc biệt là sổ làm việc điện tử.

Hướng dẫn từng bước

Mỗi người đứng đầu công ty trong quá trình chuyển đổi sang sổ công việc điện tử từ năm 2020 nên biết phải làm gì trong trường hợp này và bắt đầu từ đâu. Các nhà quản lý nên nghiên cứu kỹ hướng dẫn từng bước dưới đây.

Thú vị! Các khoản thanh toán cho các cựu chiến binh của các cuộc thù địch sẽ là gì vào năm 2020

Tạo đơn đặt hàng

Điều đầu tiên nhà tuyển dụng cần bắt đầu khi chuyển sang sổ công việc điện tử từ năm 2020 là phát lệnh. Theo tài liệu, sẽ xác định những việc cần làm của các cán bộ cụ thể, cụ thể là cán bộ nhân sự, cán bộ kế toán, … Các lệnh sẽ được yêu cầu:

• trong đó sẽ phê duyệt kế hoạch hành động liên quan đến việc giới thiệu tài liệu của định dạng mới;
• về việc bổ nhiệm người chịu trách nhiệm bảo quản sách định dạng điện tử.

Sửa đổi các hành vi địa phương

Các hành vi địa phương của doanh nghiệp cũng có thể được điều chỉnh. Các tài liệu sau đang được sửa chữa:

• mô tả công việc của những người chịu trách nhiệm chính thức về việc duy trì sổ làm việc điện tử và cung cấp các biểu mẫu báo cáo;
• quy trình làm việc, cụ thể là quá trình hình thành thuật toán, cũng như thời gian của tài liệu và cung cấp thông tin;
• hành vi địa phương chứa dữ liệu về tài liệu lao động. Đây có thể là nội quy lao động hoặc hướng dẫn quy trình làm việc.

Thú vị! Quy mô vốn thai sản trên 1 trẻ em năm 2020

Đảm bảo sự sẵn sàng truyền dữ liệu

Mỗi người sử dụng lao động có nghĩa vụ đảm bảo sự sẵn sàng cung cấp thông tin về các hoạt động công việc để xử lý và lưu trữ thông tin đó trong cơ sở thông tin của cơ quan quản lý lương hưu.

Cũng cần thiết lập hộp thư điện tử để mỗi nhân viên có thể gửi đơn nhận thông tin về hoạt động công việc.

Thông báo nhân sự

Trước hết, điều quan trọng là phải thông báo cho nhà nước rằng định dạng tài liệu đã thay đổi kể từ năm 2020 - đây là điều mà nhà tuyển dụng nên bắt đầu trước khi làm điều gì đó khi chuyển sang sổ làm việc điện tử. Việc này phải được thực hiện trước tháng 7 năm nay. Định dạng thông báo được chọn độc lập.

Nhân viên nên làm quen với định dạng tài liệu mới là gì, cách thức hoạt động và những gì nó mang lại. Điều quan trọng nữa là phải giải thích cách thu thập thông tin việc làm.

Sau đó, mỗi nhân viên của doanh nghiệp phải nộp đơn vào cuối năm hiện tại, trong đó họ chỉ ra định dạng đã chọn của sổ làm việc. Được phép để nguyên như cũ, hoặc chuyển hẳn sang hệ thống điện tử.

Không có một biểu mẫu cố định nào cho ứng dụng, nó được soạn thảo dưới mọi hình thức. Nó vẫn được khuyến khích để tạo thành một mẫu ứng dụng duy nhất.

Trước khi chuyển sang sổ làm việc điện tử, được giới thiệu từ năm 2020, điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ các tài liệu giấy và đảm bảo rằng chúng đã được hoàn thành và duy trì một cách chính xác. Nếu cần, hãy sửa và điền các thông tin còn thiếu.

Nộp đơn đăng ký

Đến ngày 31 tháng 12 năm 2020, phải tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cán bộ về việc lựa chọn hình thức sổ điện tử. Trong trường hợp nhân viên không nộp đơn vì lý do chính đáng trước thời hạn quy định, anh ta có cơ hội làm việc đó vào lúc khác.

Các lý do chính đáng bao gồm: nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ thai sản, cũng như các lý do khác khiến người lao động giữ lại công việc của mình.

Phát hành tài liệu giấy

Tất cả nhân sự đã lựa chọn ủng hộ hệ thống điện tử, trước đầu năm sau, phải nhận tài liệu giấy trên tay, phải ký vào sổ đăng ký di chuyển sổ công tác. Điều quan trọng là để lại một dấu ấn trong đó rằng nhân viên đã gửi một báo cáo tương ứng.

Số phận của tài liệu giấy

Điều quan trọng cần lưu ý là tài liệu giấy có thể tiếp tục được sử dụng cùng với phiên bản điện tử. Các nhà quản lý nhà máy sẽ tiếp tục lưu giữ hồ sơ và sẽ giữ chúng ở một nơi được chỉ định. Trong năm nay, đã được thông báo là giai đoạn chuyển tiếp, các cán bộ nhân sự sẽ nhập thông tin cả trên giấy và dưới dạng điện tử.

Nhưng vào đầu năm sau, chỉ những nhân viên đã quản lý để nộp đơn với yêu cầu tương ứng vào cuối năm nay mới có thể rời khỏi phương tiện giấy tờ. Tất cả những nhân viên chưa thông báo với ban lãnh đạo về nguyện vọng của họ sẽ được bàn giao lại công việc.

Hệ thống điện tử đang được giới thiệu liên tục và có thể chuyển sang hệ thống này từ phương tiện giấy bất cứ lúc nào. Hoạt động lao động của công dân đăng ký xin việc lần đầu năm 2021 chỉ được ghi lại trên hệ thống điện tử, không cung cấp bản cứng.

Mỗi nhân viên có thể cần thông tin về các hoạt động làm việc của họ. Để có được nó, bạn cần gửi đơn đến nhà tuyển dụng với yêu cầu được chỉ định.

Đổi lại, ban lãnh đạo của công ty, trong vòng ba ngày sau khi nhận được đơn, có nghĩa vụ cấp giấy tờ cần thiết cho công dân. Các thông tin phải được xác nhận bằng con dấu và chữ ký của người đứng đầu. Thông tin cũng có thể được cung cấp dưới dạng điện tử.

Ban quản lý của doanh nghiệp sẽ bị trừng phạt trong trường hợp chậm trễ do lỗi của doanh nghiệp trong việc ban hành tài liệu hoặc cung cấp thông tin về hoạt động của nhân viên khi người đó bị sa thải. Nó cũng phải chịu trách nhiệm nếu:

• tài liệu có thông tin không chính xác về công việc của một người hoặc lý do chấm dứt hợp đồng;
• trong thời hạn đã thỏa thuận, thông tin về hoạt động lao động của công dân không được chuyển hoặc không được thông báo đầy đủ cho cơ quan cấp lương hưu.

Nếu lý do không chính xác cho việc sa thải một công dân trở thành một trở ngại cho việc làm tại một nơi làm việc khác, tòa án có thể ra lệnh trả cho người đó một số tiền tương đương với thu nhập trung bình trong toàn bộ thời gian bị ép buộc "đi nghỉ".

Tóm tắt

1. Từ năm 2020, sổ làm việc điện tử sẽ được giới thiệu. Việc thay thế định dạng cũ để lưu giữ hồ sơ nhân sự bằng một định dạng mới được nhân viên thực hiện trên cơ sở tự nguyện.
2. Những người muốn chuyển sang dạng điện tử của tài liệu phải nộp đơn xin việc này trước khi kết thúc năm hiện tại. Trong trường hợp này, sổ sách công việc bằng giấy sẽ được bàn giao cho họ dưới chữ ký trên sổ kế toán.
3. Nếu người lao động không có thời gian để nộp hồ sơ trước thời hạn quy định thì giấy lưu hồ sơ về hoạt động lao động của người đó vẫn được giữ nguyên.
4. Hệ thống điện tử sẽ hoạt động cho tất cả nhân viên, bao gồm cả những người quyết định giữ phương tiện giấy tờ của họ. Trong trường hợp này, cán bộ nhân sự được yêu cầu điền vào cả sổ truyền thống và lưu hồ sơ điện tử.
5. Cuối cùng, bạn có thể chuyển sang định dạng mới bất kỳ lúc nào.
6. Những người bắt đầu làm việc vào năm 2021 sẽ không thể nhận được tài liệu giấy nữa. Hoạt động của họ sẽ chỉ được ghi lại dưới dạng một sổ làm việc điện tử.